Ferienwohnungsschäden: Übergabe, Meldung und Kaution dokumentieren

09.10.2026

Ein klarer Zustandsvergleich vor und nach dem Aufenthalt hilft, Vorschäden, gewöhnliche Abnutzung und neu entdeckte Schäden auseinanderzuhalten. Der Leitfaden zeigt, was in ein Übergabeprotokoll gehört, wie eine Meldung aufgebaut sein kann und welche Grenzen bei Kaution und mietrechtlichen Fristen gelten.

Warum ein Zustandsvergleich mehr bringt als ein Erinnerungsfoto

Notieren Sie den Zustand nicht erst, wenn es Streit gibt. Ein kurzes Protokoll bei Ankunft und Abreise macht sichtbar, was schon vorhanden war und was sich verändert hat. Für ein Mietverhältnis verpflichtet § 535 BGB den Vermieter, die Sache in einem für den vereinbarten Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen; § 538 nimmt Veränderungen aus, die durch vertragsgemäßen Gebrauch entstehen. Ein Kratzer ist daher nicht automatisch ein ersatzpflichtiger Schaden. Bei einer konkreten Ferienbuchung hängen die rechtlichen Folgen aber vom Vertrag und dessen Einordnung ab – die folgenden Schritte ersetzen keine Prüfung des Einzelfalls.

Bei Ankunft: erst Rundgang, dann einziehen

Gehen Sie möglichst vor dem Auspacken Raum für Raum durch. Halten Sie Vorschäden konkret fest: nicht nur „Wohnzimmer beschädigt“, sondern zum Beispiel „drei Zentimeter langer Kratzer an der Tischkante, nahe Fensterseite“. Fotografieren Sie zunächst den Raum und danach die Stelle aus der Nähe; ergänzen Sie Datum und eine kurze Beschreibung. Erfassen Sie auch fehlende oder nicht funktionierende vereinbarte Ausstattung. Senden Sie die Liste zeitnah über den vereinbarten Kontaktweg an Gastgeber oder Verwaltung und sichern Sie die Nachricht samt Antwort. Ein Protokoll sollte keine leeren Felder enthalten; unzutreffende Angaben können Sie vor einer Unterschrift berichtigen oder mit einem eigenen schriftlichen Vorbehalt versehen.

Wenn während des Aufenthalts etwas passiert

Melden Sie einen neu bemerkten Defekt oder eine Gefahr sofort und beschreiben Sie, seit wann sie besteht. § 536c BGB verlangt bei einem während der Mietzeit auftretenden Mangel grundsätzlich eine unverzügliche Anzeige an den Vermieter. Das ist nicht pauschal dasselbe wie eine Vorschrift für jeden selbst verursachten Schaden. Einen solchen Schaden sollten Sie dennoch rasch und wahrheitsgemäß melden: So kann die Unterkunft reagieren und ein Folgeschaden lässt sich eher begrenzen. Schreiben Sie, was sicher bekannt ist, was noch unklar ist und welche Sofortmaßnahme Sie ergriffen haben. Machen Sie aussagekräftige Fotos, bewahren Sie Nachrichten auf und notieren Sie gegebenenfalls Zeugen. Verändern oder entsorgen Sie beschädigte Gegenstände nicht, bevor die Unterkunft dazu Stellung genommen hat – außer eine unmittelbare Gefahrenabwehr erfordert es.

Bei der Abreise: dieselben Stellen erneut prüfen

Nutzen Sie für die Rückgabe möglichst dieselbe Raumfolge wie bei der Ankunft. Fotografieren Sie Veränderungen erneut aus ähnlicher Perspektive und halten Sie Datum, Uhrzeit sowie den Zustand von Schlüsseln und übergebenen Gegenständen fest. Gehen Gastgeber und Gast gemeinsam durch die Wohnung, sollte das Protokoll konkrete Beobachtungen statt pauschaler Bewertungen enthalten. Wird eine Einigung nicht erreicht, können Sie eine abweichende Einschätzung direkt daneben notieren und eine Kopie oder ein Foto des Dokuments aufbewahren. Bei einer kontaktlosen Rückgabe senden Sie Ihre Zustandsnotiz unmittelbar über den vereinbarten Kommunikationsweg.

Kaution und Forderung getrennt prüfen

Wird Geld einbehalten oder nachträglich Ersatz verlangt, bitten Sie um eine schriftliche, einzelne Aufstellung: welcher Gegenstand, welcher behauptete Hergang, welche Kosten und welche Belege. Vergleichen Sie diese Angaben mit Anfangs- und Endfotos sowie dem Protokoll. § 280 BGB knüpft Schadensersatz an eine Pflichtverletzung; Absatz 1 schließt ihn aus, wenn der Schuldner die Pflichtverletzung nicht zu vertreten hat. Normale Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch ist nach § 538 nicht vom Mieter zu vertreten. Für Wohnraummietverhältnisse enthält § 551 BGB Regeln zur Mietsicherheit, darunter grundsätzlich eine Obergrenze von drei Monatsmieten; ob diese Bestimmung im konkreten Ferienunterkunftsvertrag greift, lässt sich nicht allein aus dem Wort „Kaution“ ableiten. Ebenfalls nicht mit einer pauschalen Rückzahlungsfrist verwechseln: § 548 BGB nennt für Vermieter-Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache sechs Monate ab Rückerhalt. Das ist keine allgemeine Frist für jede Unterkunft oder jeder Kautionsabrechnung.

Eine kurze Meldung, die später noch verständlich ist

Eine sachliche Nachricht kann so aufgebaut sein: „Buchung [Nummer], Unterkunft [Name], [Datum/Uhrzeit]: Beim Betreten des Schlafzimmers habe ich den bereits vorhandenen Riss an der linken Schranktür gesehen. Fotos sind beigefügt. Bitte bestätigen Sie den Eingang und teilen Sie mir mit, ob Sie eine gemeinsame Aufnahme wünschen.“ Bei einem selbst entstandenen Schaden benennen Sie stattdessen den bekannten Ablauf, den Zeitpunkt und die bereits getroffenen Maßnahmen; raten Sie nicht über Kosten oder Ursache, wenn diese noch offen sind. Bewahren Sie die gesendete Fassung, Anhänge und Antworten gemeinsam mit Buchungsbestätigung und Kautionsbeleg auf.